Tydzień z życia Scarlett
W poniedziałek na koniec dnia, Scarlett dostała maila zawierającego informację z Najwyższej i Najważniejszej Zagranicznej Centrali Firmy, że ma przygotować raport. Dostała też szczegółowe wytyczne do jego sporządzenia:, jakie dane ma zawierać, w jakim przekroju, jak powinny być zagregowane etc.
Deadline – przyszły poniedziałek!!!
Raport był skomplikowany, bo między innymi miał zawierać także kompilację danych ze źródeł, do których Scarlett nie ma i nie może mieć bezpośredniego dostępu ze względu na proceduralne i prawne ograniczenia firmowe.
W związku z tym, wiedziała, że musi poprosić o te dane odpowiednich ludzi z odpowiednich jednostek firmy.
Ale był koniec dnia, była zmęczona i nie chciało jej się tego robić. „Pomyślę o tym jutro” – powiedziała sobie, jak jej imienniczka, Scarlett O’Hara z „Przeminęło z wiatrem”.
We wtorek otwiera pocztę, by odczytać dokładne wytyczne do zadania i okazuje się, że w poczcie ma bardzo ważny mail wymagający natychmiastowej reakcji. Zajmuje się sprawą przez pół dnia. Potem ma ważne spotkanie, potem bardzo ważny telefon i ani się obejrzała, jak współpracownicy, którzy mogli jej dostarczyć dane do raportu, skończyli pracę i wyszli z firmy.
Deadline, który sobie Scarlett wyznaczyła, przesunął się o jeden dzień.
W środę, z samego rana „zebrała się w sobie”, odłożyła na bok wszystko i poprosiła mailowo o dane. Za jakiś czas dostała odpowiedź, że Pani X jest chora, a zastępujący ją Pan Y wyjechał w nieplanowaną delegację i podobno będzie w czwartek. No nieźle- deadline znowu przesunął się o jeden dzień!!!
Czwartek zaczął się od krytycznej sytuacji w zespole, którą Scarlett musiała natychmiast opanować. Zajęło jej to 4 bite godziny. Potem wezwał ją pilnie Szef – następna godzina, potem znowu „pożar” do ogarnięcia – dwie godziny. I ani się obejrzała, jak zrobiły się pustki w firmie.
Zajrzała do maila, czy przysłali jej dane. Pan Y nie odpowiedział. Wysyła ‘balon-sondę’, czyli pisze do niego maila, by sprawdzić, czy wrócił z delegacji. Pan Y nadal ma ustawionego Asystenta Nieobecności.
No to dzwoni na jego komórkę służbową- poza zasięgiem.
Druga próba telefoniczna za godzinę. Okazuje się, ze Pan Y siedzi na lotnisku we Frankfurcie, bo samolot spóźnił się i nie zdążył złapać połączenia. Deadline Scarlett znowu przesunął się o jeden dzień.
W piątek z samego rana zabiera się do pracy nad raportem.
Ale najpierw zrobię sobie kawę- myśli- i chwilę pogadam z Izabellą.
I tak sobie wymyśliła przy tej kawie, że gdyby jej się w poniedziałek chciało tak jak jej się nie chciało, to dzisiaj miałaby już sprawę z głowy!
A następnie przyszła jej do głowy kolejna myśl:, że 80% albo i więcej tych „nieprzewidzianych okoliczności” opóźniających wykonanie zadania, była do przewidzenia. Że w istocie były to wygenerowane przez nią samą, przez jej głowę, jej własne „odwlekacze”.
Dlaczego tak się stało?
Co spowodowało, że odkładała wykonanie zadania z dnia na dzień, aż zrobiło się tak pilne, że teraz będzie zmuszona zabrać pracę do domu i poświęcić jej weekend?
Scarlett szybko doszła do wniosku, że słowo klucz, to prokrastynacja, czyli odkładanie na później.
Postanowiła, że na przyszłość, w podobnej sytuacji, przetestuje na sobie metodę 4x „CO?”. Zada sobie 4 pytania i odpowie na nie:
- Co zyskam, jeśli odpowiednio wcześnie zaplanuję zadanie, wykonam je w terminie i w czasie godzin pracy?
Potwierdzę, że jestem odpowiednim człowiekiem na odpowiednim miejscu, mam kompetencje, jestem odpowiedzialna i można na mnie liczyć. Jednocześnie będę spokojna, że mam dostateczną ilość czasu, by wykonać je dobrze i dokładnie w czasie pracy.
- Co stracę, jeśli odpowiednio wcześnie zaplanuję zadanie, wykonam je w terminie i w czasie godzin pracy?
Nic nie stracę! To część moich zadań, jak wiele innych, które wykonuję.
- Co zyskam, jeśli NIE zaplanuję zadania odpowiednio wcześniej, NIE wykonam go w terminie i w czasie godzin pracy?
Nic nie zyskam! Może tylko zwodnicze przeświadczenie, że mam jeszcze czas? Zwodnicze, bo cześć zadania nie zależy ode mnie i to, czy mogą pojawić się w tym zakresie nieprzewidziane przeszkody, należy jak najszybciej zbadać.
- Co stracę, jeśli NIE zaplanuję zadania, nie wykonam go w terminie i w czasie godzin pracy?
Stracę częściowo wiarę we własne kompetencje. Będę miała wyrzuty sumienia, że zawiodłam. Zachwiana zostanie moja reputacja. Dostanę upomnienie od Szefa. A jeśli nawet dotrzymam terminu i wykonam zadanie w weekend, to stracę czas przeznaczony dla rodziny, czas na własny odpoczynek i na własne pasje i hobby.
Chcesz wykonywać zadania terminowo, zachowując przy tym work-life balance?
Przyjrzeć się, jak klasyfikujesz zadania ważne i pilne?
Popracować nad planowaniem zadań?
Zapraszam do kontaktu!
