Tydzień z życia Scarlett

#problemy#spokój

W poniedziałek na koniec dnia, Scarlett dostała maila zawierającego informację z Najwyższej i Najważniejszej Zagranicznej Centrali Firmy, że ma przygotować raport. Dostała też szczegółowe wytyczne do jego sporządzenia:, jakie dane ma zawierać, w jakim przekroju, jak powinny być zagregowane etc.

Deadline – przyszły poniedziałek!!!

Raport był skomplikowany, bo między innymi miał zawierać także kompilację danych ze źródeł, do których Scarlett nie ma i nie może mieć bezpośredniego dostępu ze względu na proceduralne i prawne ograniczenia firmowe.

W związku z tym, wiedziała, że musi poprosić o te dane odpowiednich ludzi z odpowiednich jednostek firmy.

Ale był koniec dnia, była zmęczona i nie chciało jej się tego robić. „Pomyślę o tym jutro” – powiedziała sobie, jak jej imienniczka, Scarlett O’Hara z „Przeminęło z wiatrem”.

We wtorek otwiera pocztę, by odczytać dokładne wytyczne do zadania i okazuje się, że w poczcie ma bardzo ważny mail wymagający natychmiastowej reakcji. Zajmuje się sprawą przez pół dnia. Potem ma ważne spotkanie, potem bardzo ważny telefon i ani się obejrzała, jak współpracownicy, którzy mogli jej dostarczyć dane do raportu, skończyli pracę i wyszli z firmy.

Deadline, który sobie Scarlett wyznaczyła, przesunął się o jeden dzień.

W środę, z samego rana „zebrała się w sobie”, odłożyła na bok wszystko i poprosiła mailowo o dane. Za jakiś czas dostała odpowiedź, że Pani X jest chora, a zastępujący ją Pan Y wyjechał w nieplanowaną delegację i podobno będzie w czwartek. No nieźle- deadline znowu przesunął się o jeden dzień!!!

Czwartek zaczął się od krytycznej sytuacji w zespole, którą Scarlett musiała natychmiast opanować.  Zajęło jej to 4 bite godziny. Potem wezwał ją pilnie Szef – następna godzina, potem znowu „pożar” do ogarnięcia – dwie godziny. I ani się obejrzała, jak zrobiły się pustki w firmie.

Zajrzała do maila, czy przysłali jej dane. Pan Y nie odpowiedział. Wysyła ‘balon-sondę’, czyli pisze do niego maila, by sprawdzić, czy wrócił z delegacji. Pan Y nadal ma ustawionego Asystenta Nieobecności.

No to dzwoni na jego komórkę służbową- poza zasięgiem.

Druga próba telefoniczna za godzinę. Okazuje się, ze Pan Y siedzi na lotnisku we Frankfurcie, bo samolot spóźnił się i nie zdążył złapać połączenia. Deadline Scarlett znowu przesunął się o jeden dzień.

W piątek z samego rana zabiera się do pracy nad raportem.

Ale najpierw zrobię sobie kawę- myśli- i chwilę pogadam z Izabellą.

I tak sobie wymyśliła przy tej kawie, że gdyby jej się w poniedziałek chciało tak jak jej się nie chciało, to dzisiaj miałaby już sprawę z głowy!

A następnie przyszła jej do głowy kolejna myśl:, że 80% albo i więcej tych „nieprzewidzianych okoliczności” opóźniających wykonanie zadania, była do przewidzenia.  Że w istocie były to wygenerowane przez nią samą, przez jej głowę, jej własne „odwlekacze”. 

Dlaczego tak się stało?

Co spowodowało, że odkładała wykonanie zadania z dnia na dzień, aż zrobiło się tak pilne, że teraz będzie zmuszona zabrać pracę do domu i poświęcić jej weekend?

Scarlett szybko doszła do wniosku, że słowo klucz, to prokrastynacja, czyli odkładanie na później.

Postanowiła, że na przyszłość, w podobnej sytuacji, przetestuje na sobie metodę 4x „CO?”. Zada sobie 4 pytania i odpowie na nie:

  1. Co zyskam, jeśli odpowiednio wcześnie zaplanuję zadanie, wykonam je w terminie i w czasie godzin pracy?

Potwierdzę, że jestem odpowiednim człowiekiem na odpowiednim miejscu, mam kompetencje, jestem odpowiedzialna i można na mnie liczyć. Jednocześnie będę spokojna, że mam dostateczną ilość czasu, by wykonać je dobrze i dokładnie w czasie pracy.

  1. Co stracę, jeśli odpowiednio wcześnie zaplanuję zadanie, wykonam je w terminie i w czasie godzin pracy?

Nic nie stracę! To część moich zadań, jak wiele innych, które wykonuję.

  1. Co zyskam, jeśli NIE zaplanuję zadania odpowiednio wcześniej, NIE wykonam go w terminie i w czasie godzin pracy?

Nic nie zyskam! Może tylko zwodnicze przeświadczenie, że mam jeszcze czas? Zwodnicze, bo cześć zadania nie zależy ode mnie i to, czy mogą pojawić się w tym zakresie nieprzewidziane przeszkody, należy jak najszybciej zbadać.

  1. Co stracę, jeśli NIE zaplanuję zadania, nie wykonam go w terminie i w czasie godzin pracy?

Stracę częściowo wiarę we własne kompetencje. Będę miała wyrzuty sumienia, że zawiodłam. Zachwiana zostanie moja reputacja. Dostanę upomnienie od Szefa. A jeśli nawet dotrzymam terminu i wykonam zadanie w weekend, to stracę czas przeznaczony dla rodziny, czas na własny odpoczynek i na własne pasje i hobby.

Chcesz wykonywać zadania terminowo, zachowując przy tym work-life balance?

Przyjrzeć się, jak klasyfikujesz zadania ważne i pilne?

Popracować nad planowaniem zadań?

Zapraszam do kontaktu!

Serdecznie zapraszam do kontaktu